POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Kto jest administratorem moich danych?

Administratorem danych osobowych jest: Agnieszka Mold AmberShire Centrum Kulturalno-Językowe z siedzibą przy ul. Temidy 4, 81-601 Gdynia, NIP 9581332517, tel. 607 782 696, e-mail rodo@ambershire.pl 

Z kim mogę się skontaktować w kwestiach związanych z przetwarzaniem moich danych osobowych? 

We wszelkich sprawa związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych możesz skontaktować się z pocztą mailową na adres e-mail rodo@ambershire.pl lub pocztą tradycyjną na adres: Temidy 4, 81-601 Gdynia, z dopiskiem RODO.

Jakie jest źródło moich danych – skąd są pozyskiwane?

Dane przekazujesz zazwyczaj sam wypełniając kartę kwalifikacyjną uczestnika wypoczynku lub zgłoszenie na zajęcia językowe, muzyczne lub muzyczno-językowe (np. w formie mailowej). Dokumenty te mogą być do nas dostarczone m.in. za pośrednictwem instytucji rekrutujących uczestników realizowanych przez nas działań m.in.: urzędy miast i gmin, szkoły, organizacje pozarządowe i często to właśnie ten podmiot  będzie kontaktował się z Tobą zbierając potrzebne przy organizacji wypoczynku czy zajęć językowych/muzycznych dane osobowe Twoje, i Twojego dziecka, wychowanka. Nawet jeżeli umowę z naszą firmą zawarł inny podmiot, to my przetwarzamy Twoje, i dane Twojego dziecka.

Jaki jest zakres przetwarzanych przez Administratora moich danych osobowych?

Do realizacji zajęć językowych, muzycznych lub muzyczno-językowych potrzebujemy następujący zestaw danych: imię, nazwisko, data urodzenia, adres zamieszkania, wykształcenie, numer telefonu, adres e-mail.

Do realizacji zajęć językowych, muzycznych lub muzyczno-językowych dla osób ze szczególnymi potrzebami wynikającymi ze stanu zdrowia – potrzebujemy oprócz w/w danych także informacje o stanie zdrowia tych osób – jest to niezbędne do zapewnienia właściwej opieki i bezpieczeństwa tych osób w trakcie zajęć.

Do realizacji wypoczynku dzieci i młodzieży niezbędne jest wypełnienie karty uczestnika wypoczynku określonej w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dn. 30 marca 2016 r. w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży. Ponadto możemy potrzebować danych do podpisania umowy: nazwa Zleceniodawcy, imię i nazwisko osoby podpisującej umowę, adres Zleceniodawcy, NIP, telefon, adres e-mail. Podczas realizacji wypoczynku tworzymy dokumentację, w której odnotowujemy wszystkie konieczne informacje dotyczące dziecka przebywającego na wypoczynku, w tym informacje medyczne jak również mogą znaleźć się tam informacje o nałogach czy preferencjach seksualnych dziecka. Zbieramy te informacje, jeżeli jest to niezbędne do realizacji wypoczynku i zapewnienia właściwej opieki i bezpieczeństwa dziecku.

Do realizacji innych naszych usług potrzebujemy danych do podpisania umowy, wystawienia faktury lub paragonu: nazwa Zleceniodawcy, imię i nazwisko osoby podpisującej umowę, adres Zleceniodawcy, NIP, telefon, adres e-mail.

Do wysyłki komunikacji marketingowej potrzebujemy Twojego adresu e-mail lub adresu zamieszkania lub numeru telefonu. Zgoda na przetwarzanie danych w celach marketingowych obejmuje wszelkie informacje jakich nam udzieliłeś, tzn. mogą to być np. Twoje dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, płeć, data urodzenia, wiek, miejscowość, wizerunek). Zapewniamy jednak, że nie sięgamy do Twojej/dziecka dokumentacji medycznej – dostęp do tych informacji mają jedynie upoważnione do tego osoby, i tylko w zakresie zgodnym z przepisami prawa. Nie wykorzystujemy danych wrażliwych Twoich, i dziecka, w innym celu niż realizacja umowy i zapewnienie właściwej opieki na organizowanym przez nas wypoczynku.

Jaki jest cel przetwarzania moich danych osobowych?

1. Dane osobowe przetwarzane są:
2. na podst. art. 6 ust.1 lit. c RODO w zakresie niezbędnym dla prawidłowej realizacji usługi – bez Państwa, i Państwa dziecka, danych osobowych nie możemy zorganizować wypoczynku (półkolonie, zimowiska, kolonie) czy zajęć językowych/muzycznych. Dane te są konieczne do prawidłowej realizacji usługi.
3. na podst. art.6 ust.1 lit.c RODO w zakresie niezbędnym dla realizacji przez nas obowiązku prawnego m.in. prowadzenie i przechowywanie dokumentacji, wystawianie dokumentów sprzedaży, realizowanie obowiązków sprawozdawczych wobec instytucji finansujących zadania publiczne.
4. na podst. art.6 ust.1 lit.f w zakresie niezbędnym dla realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów, m.in. dochodzenia naszych roszczeń cywilnoprawnych i obrony przed roszczeniami naszych klientów i osób trzecich.
5. Dane osobowe wrażliwe zbierane są wyłącznie w zakresie organizacji wypoczynku dzieci i młodzieży, na podstawie Ustawy o systemie oświaty z dnia 8 listopada 2017r. (art. 92k) i przetwarzane są wyłącznie na podst. art. 9 ust. 2g)-h) RODO ww. celu zapewnienia właściwej opieki medycznej, profilaktycznej i wychowawczej na wypoczynku i jednocześnie spełnione są warunki art.9 ust.3 tj. dane te przetwarzane są przez – lub na odpowiedzialność – pracownika podlegającego obowiązkowi zachowania tajemnicy zawodowej.

Dane osobowe wrażliwe osób ze szczególnymi potrzebami wynikającymi ze stanu zdrowia, a uczestniczących w zajęć językowych, muzycznych lub muzyczno-językowych, przetwarzane są za zgodą tych osób lub ich opiekunów prawnych (art. 9 ust. 2a) RODO, wyłącznie w celu zapewnienia właściwej opieki i bezpieczeństwa tych osób w trakcie zajęć i jednocześnie spełnione są warunki art.9 ust.3 RODO tj. dane te przetwarzane są przez – lub na odpowiedzialność – pracownika podlegającego obowiązkowi zachowania tajemnicy zawodowej.

Ponadto dane wrażliwe w postaci wizerunku Państwa, lub dziecka, są przetwarzane wyłącznie za Państwa zgodą (art. 9 ust. 2a) RODO). Formularz zgody zamieszczony został na umowie lub na karcie kwalifikacyjnej uczestnika lub w odrębnym dokumencie. Zapewniamy, że Państwa, i dziecka, wizerunek jest wykorzystywany jedynie w celach sprawozdawczych z wypoczynku i marketingowych związanych z reklamowaniem naszych usług. Te dane wrażliwe, tj. wizerunek, wykorzystujemy jedynie my i nasi współpracownicy w trakcie realizacji usługi. Udostępniamy je dla podmiotu wysyłającego Państwa dzieci (jeżeli taki jest np. gmina, organizacja pozarządowa), Państwu, współorganizatorom.

3. Naszymi prawnie uzasadnionymi interesami, o których mówimy w pkt.1 ust. c są: realizacja zawartych przez nas usług, marketing bezpośredni oraz inne formy marketingu i reklamy naszych produktów i usług (np. media społecznościowe), cele analityczne, archiwizacja danych, możliwość reagowania na pytania, skargi i sugestie klientów, możliwość dochodzenia naszych roszczeń cywilnoprawnych i obrony przed roszczeniami naszych klientów i osób trzecich, możliwość pozyskiwania informacji w celu udoskonalania naszej oferty i polepszania standardów obsługi.

Czy moje dane przetwarzane są w jakiś jeszcze sposób?

Jednym ze sposobów przetwarzania przez nas danych osobowych jest tzw. profilowanie. Polega ono na tym, że możemy w oparciu o informacje o Tobie tworzyć profile preferencji naszych beneficjentów i tym samym w oparciu o nie, dostosowywać nasze usługi i treści jakie od nas otrzymujesz. Zapewniamy, że w trakcie profilowania nie sięgamy do Twoich danych wrażliwych oraz że nie przetwarzamy Twoich danych w sposób w pełni automatyczny, bez ingerencji człowieka.

Komu przekazywane są moje dane osobowe?

Dbamy o poufność Twoich danych. Z uwagi na konieczność zapewnienia nam odpowiedniej organizacji np. w zakresie infrastruktury informatycznej czy bieżących sprawach dotyczących naszej działalności, jak również realizacji Twoich praw, Twoje dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

1. Podmiotom, które zakupiły usługę, z której korzystacie (w szczególności instytucjom, które finansują wypoczynek lub zajęcia językowe/muzyczne dla Państwa lub Państwa dzieci), lektorom językowym, nauczycielom muzyki, wychowawcom w trakcie trwania wypoczynku,
2. Kuratoriom oświaty, jednostkom sanepid-u, jednostkom straży pożarnej, policji i innym służbom uprawnionym do sprawowania nadzoru nad działalnością Administratora i kontroli naszych działań,
3. firmom ubezpieczeniowym w celu ubezpieczenia Ciebie lub Twojego dziecka w zakresie odpowiedzialności cywilnej lub następstw nieszczęśliwych wypadków,
4. podmiotom leczniczym w celu zapewnienia dostępności opieki zdrowotnej dla uczestników wypoczynku i/lub zajęć językowych/muzycznych,
5. dostawcom usług zaopatrujących Administratora w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne, umożliwiające realizacje naszych usług oraz zarządzanie naszą organizacją (w szczególności dostawcom usług teleinformatycznych, firmom kurierskim i pocztowym),
6. dostawcom usług wspierających Administratora w obszarze marketingowym (agencje reklamowe, firmy realizujące wysyłkę sms oraz e-mail),
7. dostawcom usług prawnych i doradczych oraz wspierających Administratora w dochodzeniu należnych roszczeń (w szczególności kancelariom prawnym, biurom rachunkowym).

Dbamy o poufność Twoich danych. Z uwagi na konieczność zapewnienia nam odpowiedniej organizacji np. w zakresie infrastruktury informatycznej czy bieżących sprawach dotyczących naszej działalności, możemy przekazywać Twoje dane innym odbiorcom, jeżeli będzie to konieczne dla realizacji celów objętych powyższymi zgodami, w szczególności podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi w zakresie wsparcia informatycznego, agencjom reklamowym, audytorom zewnętrznym.

Czy moje dane są przekazywane poza Unię Europejską?

Z uwagi na to, że korzystamy z usług innych dostawców, np. w zakresie wsparcia teleinformatycznego czy z mediów społecznościowych, Twoje dane osobowe mogą być przekazywane poza teren Unii Europejskiej. Zapewniamy, że w takim przypadku przekazywanie danych odbywać się będzie z zachowaniem prawa powszechnie obowiązującego dot. ochrony danych osobowych.

Przez jaki czas przetwarzane są moje dane osobowe?

Dane osobowe będą przetwarzane przez nas do dnia wykonania usługi i realizacji działania, w którym Ty lub Twoje dziecko wziąłeś udział. Nadto dane osobowe będą przechowywane przez czas niezbędny dla zapewnienia ochrony Twoich praw wynikających z umowy i praw Administratora (okres przedawnienia), czas roszczeń odszkodowawczych (ochrony ubezpieczeniowej) oraz przez czas, w którym obowiązek ich przechowywania nakładają na nas właściwe przepisy prawa (np. przepisy rachunkowe). Dane przetwarzane w zakresie niezbędnym dla realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów przetwarzane będą przez okres istnienia naszego uzasadnionego interesu, chyba że skorzystasz ze swojego prawa i zgłosisz sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych w tych celach. Jeżeli wyraziłeś nam zgodę na przetwarzanie danych w celach marketingowych, przetwarzamy Twoje dane i Twojego dziecka od chwili wyrażenia zgody do czasu jej cofnięcia. Po upływie wyżej wymienionych okresów dane Twoje i Twojego dziecka są usuwane lub poddawane anonimizacji.

Czy podanie danych jest moim obowiązkiem?

Korzystanie z naszych usług jest w pełni dobrowolne, jednakże realizując nasze działania jesteśmy zobowiązani do prowadzenia dokumentacji w sposób określony przepisami prawa.  W takim przypadku niepodanie danych może skutkować odmową realizacji usługi. Również ze względów rachunkowych czy podatkowych posiadamy obowiązek prawny przetwarzania Twoich i Twojego dziecka danych, brak ich podania może skutkować np. niemożnością wystawienia umowy lub faktury na Twoją rzecz. Jeżeli podajesz nam swój adres e-mail, odbywa się to na zasadzie dobrowolności – jego niepodanie nie będzie skutkowało odmową realizacji usługi. Wyrażenie którejkolwiek ze zgód marketingowych również odbywa się na zasadzie dobrowolności. Oznacza to, że odmowa ich udzielenia nie uniemożliwia skorzystania z naszych usług i jednocześnie masz prawo do odwołania wyrażonej nam zgody w dowolnej chwili. Wystarczy, że skontaktujesz się z nami pocztą mailową na adres e-mail rodo@ambershire.pl lub tradycyjną na adres: Temidy 4, 81-601 Gdynia, z dopiskiem RODO.

Jakie mam prawa?

Jako Administrator Twoich danych, zapewniamy Ci prawo dostępu do Twoich i Twojego dziecka danych, możesz je również sprostować, żądać ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Możesz także skorzystać z uprawnienia do złożenia wobec Administratora sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich i Twojego dziecka danych oraz prawa do przenoszenia danych do innego administratora danych. Jeżeli chcesz skorzystać z któregokolwiek z tych uprawnień – skontaktuj się z nami pocztą mailową na adres e-mail rodo@ambershire.pl lub tradycyjną na adres: Temidy 4, 81-601 Gdynia, z dopiskiem RODO. Informujemy także, że przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych.

Jak są chronione moje dane?

Dane osobowe przetwarzane są w sposób zapewniający ich odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.